Niniejsza instrukcja opisuje sposób rozliczenia czerwca oraz akcji letnich.
Proszę wybrać odpowiedni dla Państwa sytuacji przypadek z zamieszczonego obok spisu treści.
Późniejszy dostęp do niniejszej instrukcji możliwy jest przez wybranie w menu Pomoc opcji Opis zmian aktualnej wersji, w programie Opłaty.
W przypadku pytań, prosimy o kontakt telefoniczny lub mailowy.
Kontakt mailowy możliwy jest również za pomocą programu Opłaty w menu Pomoc po wybraniu opcji Wysyłanie maila.
ROZLICZENIE CZERWCA BEZ AKCJI LETNIEJ
Aktualna wersja programu Opłaty (wersja 3.6) umożliwia rozliczenie czerwcowych opłat płatnych z dołu (opłat za świadczenia).
Rozliczenie czerwca wykonane będzie w naliczeniu lipcowym, jednak dzięki nowej funkcjonalności programu, naliczenie to będzie można wykonać jedynie dla zobowiązań płatnych z dołu, czyli opłaty za świadczenia (bez naliczania opłat za żywienie i zajęcia dodatkowe).
Aby prawidłowo rozliczyć czerwcowe opłaty za świadczenia należy:
- Mieć rozliczone czerwcowe opłaty płatne z góry (żywienie, zajęcia dodatkowe)
- Wszystkie poniższe operacje wykonywać po zakończeniu miesiąca czerwca
- Wprowadzić wszystkim dzieciom odpisy za żywienie (opcja Operacje/Nieobecności – odpisy [z góry])
- Wczytać z rejestratora (opcja Plik/Import/Danych z rejestratora) lub wprowadzić ręcznie godziny wyjścia dzieci z przedszkola (opcja Operacje/Faktyczny pobyt dzieci).
- Zaznaczyć dni nieobecności dzieci (opcja Operacje/Faktyczny pobyt dzieci).
Uwaga
Jeśli dana placówka nie wprowadza godziny wyjścia dzieci na każdy dzień, tylko sumaryczną liczbę godzin za cały miesiąc punkt 4 i 5 należy pominąć.
- Zdefiniować parametry miesiąca lipiec (opcja Operacje/Parametry naliczanie opłat) tak jak pokazane na poniższym obrazku:
- Stawki opłat (za żywienie i świadczenia) za lipiec nie muszą być zdefiniowane (można pozostawić zera).
- Naliczyć miesiąc lipiec (naliczone zostaną jedynie opłaty za świadczenia)
- Jeśli nie były wcześniej wprowadzone godziny wyjścia dzieci na każdy dzień miesiąca, należy wprowadzić sumaryczny czas pobytu dzieci w przedszkolu w czerwcu (opcja Operacje/Przypisy [z dołu]).
- Dalsza obsługa jest taka sama jak każdego innego miesiąca (rejestracja wpłat, ewentualna wysyłka maili, wydruki zestawień miesięcznych).
ROZLICZENIE CZERWCA I AKCJI LETNIEJ W LIPCU
Jeśli w Państwa placówce rozliczane będą czerwcowe opłaty za świadczenia i jednocześnie będzie obsługiwana akcja letnia w miesiącu lipcu, będzie to zrealizowane w następujący sposób:
- w naliczeniu lipcowym zostaną naliczone opłaty za świadczenia za miesiąc czerwiec i ewentualnie opłaty za żywienie dla dzieci uczęszczających na akcję letnią (o ile wcześniej nie zostały zebrane opłaty za żywienie)
- w naliczeniu sierpniowym zostaną naliczone opłaty za świadczenia za akcję letnią (za lipiec)
Aby prawidłowo wykonać rozliczenie czerwca oraz akcji letniej należy postępować zgodnie z poniższą instrukcją.
- Mieć rozliczone czerwcowe opłat płatne z góry (żywienie, zajęcia dodatkowe)
- Wszystkie poniższe operacje wykonywać po zakończeniu miesiąca czerwca
- Wprowadzić wszystkim dzieciom odpisy za żywienie (opcja Operacje/Nieobecności odpisy [z góry])
- Wczytać z rejestratora (opcja Plik/Import/Danych z rejestratora) lub wprowadzić ręcznie godziny wyjścia dzieci z przedszkola (opcja Operacje/Faktyczny pobyt dzieci).
- Zaznaczyć dni nieobecności dzieci (opcja Operacje/Faktyczny pobyt dzieci).
Uwaga
Jeśli dana placówka nie wprowadza godziny wyjścia dzieci na każdy dzień, tylko sumaryczną liczbę godzin za cały miesiąc punkt 4 i 5 należy pominąć.
- Dzieciom, które zostały zgłoszone na akcję letnią należy zaznaczyć pole ‘akcja’ oraz przypisać grupę ‘Akcja Letnia’ (opcja Kartoteki / Osoby – Edytuj), tak jak na poniższym obrazku:
- Dzieci z Akcji Letniej muszą mieć przypisane zobowiązanie „Świadczenie po 13” (opcja Kartoteki / Osoby – Edycja) jak zostało to pokazane na poniższym obrazku.
Jeśli nie były jeszcze zbierane opłaty za Żywienie za akcję letnią, to dzieci z Akcji Letniej powinny mieć również przypisane zobowiązanie „Żywienie”.
Jeśli dziecko zapisane na Akcję Letnią chodziło wcześniej do przedszkola i ma przypisane inne zobowiązania, to nie trzeba ich usuwać.
- Jeśli podczas Akcji Letniej będą zbierane opłaty za żywienie, to zobowiązanie „Żywienie” powinno mieć zaznaczone pole ‘akcja’ (opcja Kartoteki / Zajęcia zobowiązania – Edytuj) tak jak pokazano na poniższym rysunku.
- Dla zobowiązania „Świadczenia po 13” pole ‘akcja’ nie może być zaznaczone!
- Zdefiniować parametry miesiąca lipiec (opcja Operacje/Parametry naliczanie opłat) tak jak pokazane na poniższym obrazku:
Jeśli ma być zbierana opłata za Żywienie podczas Akcji Letniej:
Jeśli nie będzie zbierana opłata za Żywienie podczas Akcji Letniej (była zbierana wcześniej):
- Wprowadzić stawki za Żywienie i Świadczenia po 13 oraz zaznaczyć w kalendarzu dni, w których nie będzie Akcji Letniej (dni Akcji Letniej powinny być białe) (opcja Operacje/ Parametry naliczanie opłat – Edytuj).
Przykładowo, dla Akcji Letniej w terminie 16-27 lipca, parametry miesiąca powinny być zdefiniowane tak jak pokazano na poniższym obrazku:
- Naliczyć miesiąc lipiec.
- Sprawdzić poprawność naliczenia.
Jeśli zaznaczona była opcja ‘naliczanie w ramach akcji’, dzieciom zapisanym na Akcję Letnią powinny naliczyć się opłaty za żywienie za liczbę dni określoną w kalendarzu (zgodną z czasem trwania Akcji Letniej).
Wszystkim dzieciom, które chodziły do przedszkola w czerwcu powinny naliczyć się opłaty za Świadczenia.
- Jeśli nie były wcześniej wprowadzone godziny wyjścia dzieci na każdy dzień miesiąca, należy wprowadzić sumaryczny czas pobytu dzieci w przedszkolu w czerwcu (opcja Operacje/Przypisy [z dołu]).
- Dalsza obsługa jest taka sama jak każdego innego miesiąca (rejestracja wpłat, ewentualna wysyłka maili, wydruki zestawień miesięcznych) przy czym w lipcu zbierane będą jedynie opłaty za Świadczenia za czerwiec i ewentualnie opłaty za Żywienie za Akcję Letnią.
Po zakończeniu Akcji Letniej należy wykonać następujące operacje:
- Wprowadzić odpisy za żywienie dla dzieci z Akcji Letniej (opcja Operacje / Nieobecności odpisy [z góry’).
Jeśli opłaty za Żywienie nie były naliczane lipcu (były zbierane wcześniej), to dzieciom, którym należą się odpisy trzeba dodać zobowiązanie Żywienie do opłat lipcowych i wtedy wprowadzić odpisy.
- Wczytać z rejestratora (opcja Plik/Import/Danych z rejestratora) lub wprowadzić ręcznie godziny wyjścia dzieci z przedszkola (opcja Operacje/Faktyczny pobyt dzieci).
- Zaznaczyć dni nieobecności dzieci (opcja Operacje/Faktyczny pobyt dzieci).
Uwaga
Jeśli dana placówka nie wprowadza godziny wyjścia dzieci na każdy dzień, tylko sumaryczną liczbę godzin za cały miesiąc punkt 17 i 18 należy pominąć.
- Dla zobowiązania „Żywienie” zlikwidować zaznaczenie pola ‘akcja’ (opcja Kartoteki / Zajęcia zobowiązania – Edytuj), tak jak pokazano na poniższym rysunku.
- Dla zobowiązania „Świadczenia po 13” zaznaczyć pole ‘akcja’ (opcja Kartoteki / Zajęcia zobowiązania – Edytuj), tak jak pokazano na poniższym rysunku.
- Zdefiniować parametry miesiąca sierpień (opcja Operacje/Parametry naliczanie opłat) tak jak pokazane na poniższym obrazku:
- Stawki opłat (za żywienie i świadczenia) za sierpień nie muszą być zdefiniowane (można pozostawić zera).
- Naliczyć miesiąc sierpień.
- Sprawdzić naliczenie miesiąca – powinny być naliczone tylko odpisy za żywienie i opłaty za świadczenia dla dzieci z Akcji Letniej.
- Jeśli nie były wcześniej wprowadzone godziny wyjścia dzieci na każdy dzień miesiąca, należy wprowadzić sumaryczny czas pobytu dzieci w przedszkolu w czasie Akcji Letniej (opcja Operacje/Przypisy [z dołu]).
- Dalsza obsługa jest taka sama jak każdego innego miesiąca (rejestracja wpłat za świadczenia i zwrotów za żywienie, ewentualna wysyłka maili, wydruki zestawień miesięcznych).
ROZLICZENIE CZERWCA I AKCJI LETNIEJ W SIERPNIU
Jeśli w Państwa placówce rozliczane będą czerwcowe opłaty za świadczenia, a następnie będzie obsługiwana akcja letnia w sierpniu, będzie to zrealizowane w następujący sposób:
- w naliczeniu lipcowym zostaną naliczone opłaty za świadczenia za czerwiec
- w naliczeniu sierpniowym zostaną naliczone opłaty za świadczenia za akcję letnią i ewentualnie opłaty za żywienie za akcję letnią, jeśli nie były wcześniej zbierane.
Aby prawidłowo wykonać rozliczenie czerwca oraz akcji letniej należy postępować zgodnie z poniższą instrukcją.
- Mieć rozliczone czerwcowe opłat płatne z góry (żywienie, zajęcia dodatkowe)
- Wszystkie poniższe operacje wykonywać po zakończeniu czerwca
- Wprowadzić wszystkim dzieciom odpisy za żywienie (opcja Operacje/Nieobecności odpisy [z góry])
- Wczytać z rejestratora (opcja Plik/Import/Danych z rejestratora) lub wprowadzić ręcznie godziny wyjścia dzieci z przedszkola (opcja Operacje/Faktyczny pobyt dzieci).
- Zaznaczyć dni nieobecności dzieci (opcja Operacje/Faktyczny pobyt dzieci).
Uwaga
Jeśli dana placówka nie wprowadza godziny wyjścia dzieci na każdy dzień, tylko sumaryczną liczbę godzin za cały miesiąc punkt 4 i 5 należy pominąć.
- Dzieciom, które zostały zgłoszone na akcję letnią należy zaznaczyć pole ‘akcja’ oraz przypisać grupę ‘Akcja Letnia’ (opcja Kartoteki / Osoby – Edytuj), tak jak na poniższym obrazku:
- Dzieci z Akcji Letniej muszą mieć przypisane zobowiązanie „Świadczenie po 13” (opcja Kartoteki / Osoby – Edycja) jak zostało to pokazane na poniższym obrazku.
Jeśli nie były jeszcze zbierane opłaty za Żywienie za akcję letnią, to dzieci z Akcji Letniej powinny mieć również przypisane zobowiązanie „Żywienie”.
Jeśli dziecko zapisane na Akcję Letnią chodziło wcześniej do przedszkola i ma przypisane inne zobowiązania, to nie trzeba ich usuwać.
- Zdefiniować parametry lipca (opcja Operacje/Parametry naliczanie opłat) tak jak pokazane na poniższym obrazku:
- Wprowadzić stawkę za Świadczenia po 13 (opcja Operacje/ Parametry naliczanie opłat – Edytuj). Inne stawki nie muszą być wprowadzone.
- Naliczyć opłaty na lipiec.
- Sprawdzić poprawność naliczenia.
- Wszystkim dzieciom, które chodziły do przedszkola w czerwcu powinny naliczyć się opłaty za Świadczenia.
- Inne opłaty nie powinny zostać naliczone.
- Jeśli nie były wcześniej wprowadzone godziny wyjścia dzieci na każdy dzień miesiąca, należy wprowadzić sumaryczny czas pobytu dzieci w przedszkolu w czerwcu (opcja Operacje/Przypisy [z dołu]).
- Dalsza obsługa jest taka sama jak każdego innego miesiąca (rejestracja wpłat, ewentualna wysyłka maili, wydruki zestawień miesięcznych) przy czym w lipcu zbierane będą jedynie opłaty za Świadczenia za czerwiec.
Przed rozpoczęciem Akcji Letniej należy wykonać następujące operacje:
- Dla zobowiązania „Świadczenia po 13” zaznaczyć pole ‘akcja’ (opcja Kartoteki / Zajęcia zobowiązania – Edytuj), tak jak pokazano na poniższym rysunku.
- Jeśli podczas Akcji Letniej będą zbierane opłaty za żywienie, to zobowiązanie „Żywienie” powinno mieć zaznaczone pole ‘akcja’ (opcja Kartoteki / Zajęcia zobowiązania – Edytuj) tak jak pokazano na poniższym rysunku.
- Zdefiniować parametry sierpnia (opcja Operacje/Parametry naliczanie opłat) tak jak pokazane na poniższym obrazku:
- Wprowadzić stawki za Żywienie i Świadczenia po 13 oraz zaznaczyć w kalendarzu dni, w których nie będzie Akcji Letniej (dni Akcji Letniej powinny być białe) (opcja Operacje/ Parametry naliczanie opłat – Edytuj).
- Naliczyć opłaty na sierpień.
- Sprawdzić naliczenie miesiąca – powinny być naliczone tylko świadczenia dla dzieci zapisanych na Akcję Letnią (z zerową opłatą) i ewentualnie opłaty za żywienie (jeśli nie były wcześniej zbierane).
- Po naliczeniu można zbierać opłaty za żywienie (jeśli były naliczone).
- Opłaty za świadczenia za Akcję Letnią powinny być zbierane po zakończeniu Akcji Letniej przez wprowadzenie sumarycznej liczby godzin pobytu dziecka w przedszkolu (opcja Operacje / Przypisy [z dołu]).
Przykładowo, dla Akcji Letniej w terminie 20-31 sierpnia, parametry miesiąca powinny być zdefiniowane tak jak pokazano na poniższym obrazku:
Uwaga
Nie należy naliczać września w celu rozliczenia opłat za świadczenia za Akcję Letnią. Podana powyżej metoda umożliwia zebranie opłat za świadczenia w sierpniu.
Jeśli chcieliby Państwo rozliczać opłaty za świadczenia za sierpniową Akcję Letnią we wrześniu, to należy pamiętać o przygotowaniu programu do rozpoczęcia roku przedszkolnego przed naliczeniem września!